Khi sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế cần phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Bộ Tài chính đã có những chỉ dẫn cụ thể cách thực hiện chuyển dữ liệu trong Dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP được đăng tải vừa qua.
Đối tượng được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Việc sử dụng hóa đơn điện tử trong buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định tại Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Theo đó, đối tượng được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc Khoản 2 của Điều này, cụ thể bao gồm:
- Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại.
- Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Chỉ một số doanh nghiệp, tổ chức được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế muốn sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cũng phải bảo đảm không thuộc diện rủi ro cao về thuế cũng và chưa đăng ký sử dụng có mã của cơ quan thuế.
Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Khoản 5 Điều 23 Nghị định 119/2018/NĐ-CP giao Bộ Tài chính quy định cụ thể việc chuyển và tiếp nhận dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và yêu cầu quản lý. Trong dự thảo Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119 vừa qua, Bộ Tài chính đã cung cấp thông tin chi tiết về vấn đề này.
Cụ thể, tại Điều 19 Dự thảo Thông tư hướng dẫn như sau:
Nguyên tắc chung
Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).
Thời điểm chuyển dữ liệu
Dự thảo Thông tư quy định 3 thời điểm chuyển dữ liệu:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho người mua và ĐỒNG THỜI gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế: áp dụng cho các trường hợp bán hàng hóa có nguồn gốc nhập khẩu, hàng hóa là đất, đá, cát, sỏi.
Sau khi lập ghi đủ các nội dung trên hóa đơn, người bán ký số và gửi hóa đơn cho người mua, đồng thời gửi cho cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nếu có website thì sau khi gửi người mua và cơ quan thuế, người bán đăng tải thông tin hóa đơn trên website đó. Quy định này nhằm phòng chống gian lận trong việc tiêu thụ hàng nhập lậu, hàng hóa khai thác trái phép.
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho người mua, SAU ĐÓ gửi cơ quan thuế: Đối với trường hợp bán hàng hóa khác, thay vì gửi đồng thời cho cả người bán và cơ quan thuế, việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế chỉ cần diễn ra trong ngày. Nếu có website thì sau khi gửi người mua và cơ quan thuế, người bán đăng tải thông tin hóa đơn trên website đó.
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử ĐỊNH KỲ cùng Tờ khai thuế GTGT đến cơ quan thuế: áp dụng đối với trường hợp cung cấp hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng cuối cùng là cá nhân, hộ gia đình như dịch vụ y tế, bán lẻ thuốc tân dược, ngân hàng, điện sinh hoạt, nước sạch, viễn thông, bảo hiểm, vận tải, siêu thị, xăng dầu, dịch vụ vận chuyển hàng không qua Website và thương mại điện tử mà hóa đơn điện tử thuộc trường hợp không nhất thiết phải có đủ nội dung.
Người bán thực hiện tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ trong tháng/quý để gửi cơ quan thuế cùng với việc gửi Tờ khai thuế GTGT theo quy định của Luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Doanh nghiệp tiến hành chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế tùy theo từng trường hợp
Hình thức chuyển dữ liệu
Người bán thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu căn cứ vào văn bản của Bộ Tài chính hướng dẫn, thông qua hai hình thức là chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Gửi trực tiếp: Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường sắt, nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm có sử dụng hóa đơn điện tử với số lượng trên 1 triệu số hóa đơn/năm, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và chuẩn kết nối do cơ quan thuế quy định thì có thể sử dụng tài khoản đã được cơ quan thuế cấp để thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định.
- Gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Các doanh nghiệp không thuộc trường hợp trên thì thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Căn cứ vào hợp đồng, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế chuyển dữ liệu cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của dữ liệu.
Trường hợp hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối gửi dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế thì thực hiện đồng thời việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho người mua và chuyển dữ liệu lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, sau đó đưa lên trang web của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế (nếu có).