Vào định kỳ, kế toán dịch vụ sẽ đến doanh nghiệp để thu thập các chứng từ phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp.
Sau khi thu thập chứng từ, KT dịch vụ sẽ sắp xếp chứng từ theo loại (phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, hóa đơn GTGT,…) và theo số thứ tự của từng loại chứng từ.
Tiếp theo, KT dịch vụ sử dụng phần mềm kế toán sẽ nhập các chứng từ này vào phầm mềm. Thông tin chứng từ đúng theo quy định sẽ có thông tin sau
- Tên chứng từ : phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT,…
- Ngày chứng từ.
- Số chứng từ.
- Diễn giải của chứng từ.
- Số tiền trên chứng từ.
- Họ tên người lập chứng từ.
- …..
Sau khi nhập xong chứng từ, KT dịch vụ sẽ in sổ chứng từ theo từng tháng hay theo từng quý. Bao gồm :
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái từng tài khoản
- Sổ chi tiết hàng hóa mua vào và bán ra
- …..
Cuối kỳ, KT dịch vụ sẽ đóng sổ và gửi trả về cho doanh nghiệp.